Olen viimeksi kuluneiden kuukausien aikana ottanut tavaksi kirjoitella ylös sellaisia hyödyllisiä huomioita tapahtumanjärjestämisestä, joista uskon tuleville sukupolville olevan hyötyä. Ainahan se on mukavampaa jos on edes jonkinlaisia neuvoja olemassa, ja luonnollisesti uudet ihmisetkin lähtevät mukaan paljon mieluummin, kun kaikkea ei tarvitse aloittaa tyhjältä pöydältä eikä pyörää keksiä uudestaan.

Varsin suuri osa näistä huomioista koskee henkilöstönhallintaa – johtuneekohan sitten siitä että nörttipiireissä kaikilla on yleensä joko liian suuri tai liian pieni ego, mutta valitettava totuus on että sosiaalisia kitkoja tulee aina ennen pitkää projektissa kuin projektissa. Mielestäni tärkein listaamani asia ei kuitenkaan koske niinkään henkilöiden välisten ristiriitatilanteiden selvittämistä kuin henkilöiden valintaa. Homma menee näin:

• On kahdenlaisia vastuutehtäviin tarjoutuvia ihmisiä: niitä jotka ovat aidosti kiinnostuneita tekemisestä ja osallistumisesta, ja niitä joiden oma elämänhallinta ei oikein toimi ja jotka pyrkivät kompensoimaan huonoa itsetuntoaan vastuutehtävillä ja titteleillä. Jälkimmäisistä koituu aina ongelmia, mutta näiden kahden erottaminen toisistaan ihmistä paremmin tuntematta on usein hyvin vaikeaa.
• Karkeasti yleistäen edellinen tarkoittaa sitä, että titteleillä saa houkuteltua titteleistä kiinnostuneita ihmisiä; tekemisellä (hyödyksi olemisella, osallistumisella) saa houkuteltua tekemisestä kiinnostuneita ihmisiä.

Olin kirjoittanut nämä kohdat jo aikoja sitten, mutta ne tulivat uudestaan mieleeni viime viikonloppuna Bakaconissa.

Tämä on Jelena “Shinkuu” Kiilholma; yksi Traconin IV:n kolmesta animeohjelmavastaavasta, Bakaconin ohjelmavastaava ja Animecon VII:n foorumitiedotusvastaava. Muistakaa hänen nimensä vastaisuuden varalta.

Perjantaina tulin seuranneeksi vierestä, kuinka tapahtuman ohjelmavastaava hengailee ympäriinsä kuvaamassa Idols-julkkista samalla kun muiden järjestäjien puhelimet soivat jatkuvasti tietopimennossa olevien ohjelmanjärjestäjien kysymyksistä. Minkäänlaisia infoja tai aikatauluja ohjelmanjärjestäjät eivät olleet netistä löytyvien lisäksi saaneet, eikä maileihin oltu pariin viikkoon kuulemma vastailtu lainkaan. Luvatuista matkakorvauksistakaan ei oltu tiedotettu, mistä johtuen lauantaina lähti liikkeelle jopa huhu jonka mukaan coni olisi taloudellisissa vaikeuksissa ja että korvauksia ei maksettaisi – sinällään naurettava väite kun ottaa huomioon että Sisälähetysseuran oppilaitos oli lupautunut kattamaan kaikki kyseiset kulut, mutta tietopimennon huomioon ottaen varsin ymmärrettävä sellainen.

Selitykseksi ohjelmavastaava oli kuulemma tarjonnut conin sähköpostijärjestelmän toimimattomuutta. Jännää, että se oli kaikilla muilla toiminut moitteetta.

Osa Bakaconin ohjelmanumeroista jäi näin ollen kokonaan pitämättä, osa korvautui muulla, osa onnistui vain nipinnapin väärien ohjelmatietojen, ilmoittamatta muuttuneiden aikataulujen tai hajonneiden kovalevyjen vuoksi. Osaan tästä ohjelmavastaavalla ei tietenkään ollut osaa eikä arpaa, joten voidaan sanoa Bakaconin vain kohdanneen harvinaisten surkeiden vastoinkäymisten sarjan.

-!- ptjtsubasa [m8uupe00@--D988C8E1.oamk.fi] has joined #piraattipuolue
< ptjtsubasa> mites muuten sille Bakaconin luennolle kävi?
< ptjtsubasa> kävin vilkaisemassa mutta huone oli tyhjä.
< Kivisto> Bakakonista sen verran että jokin siellä päässä kusi
< Kivisto> sieltä ei ilmoiteltu takaisin milloin esitelmä mahdollisesti olisi tai missä
< ptjtsubasa> kyllähän se lopullisessa ohjelmakartassa ainakin näkyi.
< ptjtsubasa> http://bakacon.fi/ohjelma/lauantai
< Kivisto> joo nä mä katoin tota vielä pari päivää ennen conia eikä siellä ollut mitään silloin
< Kivisto> conin aikana sieltä otettiin sitten yhteyttä ja sanottiin että joku vastaava oli mokannut tai jotain

Sääliksi käy muita, hommansa hoitaneita järjestäjiä. Eikä pelkästään tämän conin vuoksi vaan myös sen vuoksi mitä tämä kaikki aiheuttaa tapahtuman maineelle: ensi vuonna on entistä hankalampaa saada uusia ihmisiä mukaan järjestämään ja etenkin pitämään ohjelmaa, kun ihmiset ovat jo kuulleet juttuja edellisestä tapahtumasta. Erityisen ikävää tämä on siksi että jo tällä kertaa tulonsa peruneita ohjelmanjärjestäjiä (joita oli eräässä vaiheessa aika iso kasa; conin ohjelman kun ei ollut alun perin tarkoitus koostua pelkästä yaoista, harehareyukaista, paraparasta, cosplaysta ja AMV:istä) tulee olemaan aika iso työ maanitella mukaan seuraavalla kerralla – vaikka kuinka vakuuttaisi, että kyvyttömäksi havaittua heikkoa lenkkiä ei päästetä enää conin lähimaillekaan.

Pahinta kaikestahan on, että tällaisen kaaoksen aiheuttaakseen ei tarvitse olla pahantahtoinen tai edes laiska. Riittää, että on täysin vailla pätevyyttä hoitaa omalla vastuullaan olevia asioita – ja liian yksinkertainen tajutakseen sitä. Tämäkin ohjelmavastaava patsasteli kovasti ympäriinsä kyselemässä josko olisi jotain jota hän voisi tehdä – hän ei vain ymmärtänyt, että jos hän ei siinä vaiheessa jo itse tiennyt mitä hänen tulisi tehdä hommat olivat aika huonolla tolalla.

En sano että Shinku olisi välttämättä nimenomaan sen huonomman ääripään edustaja noista kahdesta ylöskirjoittamastani – hänellä on selkeästi innostusta myös itse asioihin, miksi muuten hän olisi suunnilleen joka toisen conin coniteaan itsensä tunkenut. Eri asia sitten tietysti on miten paljon innostus korvaa osaamista kun eteen tulee jotain vaikeaa, tai omistautumista kun eteen tulee jotain tylsää.

Sunnuntain yaoi vs. yuri -paneeli korvautui improvisoidulla Caramelldansen-hetkutuksella. Ilman musiikkia. Taskusoittimen musiikilla.

Mutta joka tapauksessa kyseessä on varsin mittava riski kenen tahansa coninjärjestäjän kannalta: mistä tietää kenelle uskaltaa antaa vastuuta ja kenelle ei, jos työskentelee ei-välttämättä-niin-hyvin-tuntemiensa ihmisten kanssa? Vastuutehtävätarjoukseen vastaaminen myöntävästi ei aina takaa innostusta tehtävän suorittamiseen, eikä innostus takaa kykyjä siitä suoriutumiseen. Tässä maassa on nähty turhankin monta esimerkkiä siitä mitä tapahtuu, kun tekemisestä kiinnostuneet mutta kyvyttömät pääsevät tekemään oman päänsä mukaan ja kohoamaan päättäviin asemiin vain siksi että “vapaaehtoiset eivät kasva puissa.”

Helppoa ratkaisua ei luonnollisestikaan ole, mutta vähintään sponsori-, talous- ja ohjelmavastaaviksi tulisi valita yleisesti päteviksi ja luotettaviksi tunnettuja henkilöitä, koska nämä ovat ne vastuualueet joista hyvin pitkälti koko tapahtuman onnistuminen riippuu. (Vaikka, sivumennen sanoen, on tietysti ihan tapauskohtaista miten tärkeänä asiana esimerkiksi tapahtuman sisältöä pitää sen onnistumiselle. Animeconin ohjelmavastaavaksihan on perinteisesti yleensä nakitettu vain “joku”, ja ainakaan vuoden 2008 tapaus ei ollut edes itse kärryillä siitä missä mentiin.) Loppujen lopuksi jos henkilöllä ei ole entuudestaan minkäänlaista mainetta, niin hyvää kuin huonoakaan, on ainoa vaihtoehto viettää aikaa yhdessä ja tutustua. Se ei hoidu parissa kuukaudessa eikä välttämättä puolessa vuodessakaan, mutta on ehdottoman välttämätön mikäli uusien ihmisten kanssa aikoo paitsi tulla toimeen myös saada jotakin aikaan.

Tämän vuoksi olenkin kirjoittanut ylös myös seuraavan neuvon:

• Järjestäjäporukan tulisi viettää aikaa yhdessä myös kokousten ja muiden järjestelytoimien ulkopuolella, ja vastuutehtäviä on riskialtista antaa ihmisille joita kukaan ei tunne kunnolla. Deadlinejen kolkutellessa on ikävää saada selville että yhdellä on puhelinpelko, toisella auktoriteettiongelma, kolmannella päästäisen stressinsietokyky ja neljännellä hajoamassa oleva parisuhde.

Nykyisten avoimemmin ja yhteisöllisemmin järjestettävien conien aikakaudella innokkaita uusia järjestäjiä puskee kuitenkin sisään ovista ja ikkunoista (itse olen ainakin ollut positiivisesti yllättynyt siitä miten hyvin spekulaationi Desuconin yhteisöllisestä luonteesta ovat käyneet toteen), joten on aina olemassa se riski, että mukaan mahtuu joitain mätiä omenoita. Kun toisten henkilöhistoriaa, luonnetta, heikkouksia ja vahvuuksia ei tunne entuudestaan ovat tällaiset tapaukset melko lailla väistämättömiä, joten osaava coninjärjestäjä pyrkii varautumaan tällaisiin tapauksiin miten vain parhaiten taitaa. Sen auttamiseksi olenkin listaani kasaamassa.

Mutta loppujen lopuksi kannattaisi toki pyrkiä sellaiseen tilanteeseen, että pääjärjestäjällä ei ole tapahtumassa hoidettavaan muuta kuin muissa vastuutehtävissä olevat järjestäjät – heidän resurssitarpeistaan huolehtiminen, heidän työnsä etenemisen seuraaminen ja helpottaminen, heidän muistuttamisensa asioista joita he eivät ole ehkä ottaneet huomioon, keskuskommunikaatioväylänä toiminen, yleinen koordinoiminen, tapahtuman kokonaiskuvan näkeminen. Tällöin ongelmatkin huomataan ajoissa eikä tapahtumasta tule tilkkutäkkiä jossa osa toimii ja osa ei, vaan enemmänkin huolella suunniteltu kone, jonka kaikki palaset pelaavat sujuvasti yhteen.

Tämä kirjoitus julkaistiin Lauantai, Toukokuu 2nd, 2009 @ 16:23 ja käsittelee seuraavia aiheita: mielipiteet, tapahtumat. Voit seurata kommentteja tähän kirjoitukseen tämän feedin avulla: RSS 2.0. Voit kirjoittaa kommentin tai trackbackin omalta sivustoltasi.